Електронна накладна і звичайна: що це таке?
Накладна – це первинний документ, що має вагому роль у бухгалтерському обліку. Нею підтверджують факт передачі товарів, виконання робіт або надання послуг від одного суб’єкта господарювання до іншого. Існують два основних види накладних: паперові та електронні. Через поширення діджиталізації, все частіше на підприємствах використовуються електронні накладні (ЕН), що робить документообіг більш зручним і швидким.
Функції накладної
- Підтвердження: Накладна слугує безпосереднім доказом проведеної операції між сторонами.
- Облік: Надає можливість вести точний облік товарів, робіт та послуг за усіма операціями.
- Розрахунок: Виступає основою для проведення фінансових розрахунків між суб’єктами господарювання.
- Контроль: Використовується для відстеження та контролю руху товаро-матеріальних цінностей.
Види накладних
- Видаткова накладна: Фіксує факт відвантаження товарів або робіт покупцеві.
- Приймальна накладна: Засвідчує прийом товару або послуг від постачальника.
- Товарно-транспортна накладна: Спеціалізована на оформленні перевезень товарів, містить інформацію про вантаж та умови його транспортування.
Використання накладних у різних сферах
Накладна – універсальний інструмент обліку, застосовується в різноманітних сферах. Від роздрібної і оптової торгівлі, де нею підтверджують факт продажу, до будівництва, де вона реєструє передачу матеріалів і послуг. У сфері послуг накладну використовують для підтвердження виконаних робіт, наприклад, транспортних чи ремонтних.
Реквізити накладної
Насичення документу інформацією є ключовою умовою її юридичної дійсності:
- Назва документа: вказує на тип накладної, будь то «Видаткова» або «Приймальна».
- Дата складання: зазначається для хронологічного управління.
- Номер документа: унікальний код, що дозволяє ідентифікувати кожну окрему накладну.
- Назва постачальника: ім’я та дані юридичної особи або підприємця.
- Назва покупця: ім’я та дані отримувача товарів або послуг.
- Найменування товару або послуг: детальний опис предмету передачі.
- Кількість: показує обсяги або кількість товарів або послуг.
- Ціна: вартість одного підрозділу товару або послуги.
- Сума: загальна сума, що підлягає оплаті.
- Підписи: автентифікація сторін через підписи відповідальних осіб.
Ось приклад оформлення видаткової накладної:
| Назва документа | Дата складання | Номер документа | Назва постачальника | Назва покупця | Найменування товару | Кількість | Ціна | Сума |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Видаткова накладна | 01.02.2023 | 123 | ТОВ “Промінь” | ТОВ “Сонях” | Товар X | 100 од. | 10 грн/од. | 1000 грн. |
Електронна накладна
Перехід на електронний документообіг звільняє час і ресурси. Електронні накладні (ЕН) з юридичної точки зору мають таку ж силу, що й традиційні паперові, оскільки підписуються електронним підписом (ЕП).
Переваги електронної накладної
- Швидкість та зручність: Миттєве обміння документами через інтернет, без турбот про папір чи пошту.
- Безпека: ЕП забезпечує незмінність даних та їх захищеність від підробок.
- Зниження витрат: ЕН економлять на витратах, пов’язаних з фізичними носіями інформації та логістикою.
- Екологічність: Зменшують використання паперу, тим самим більш екологічні.
Недоліки електронної накладної
- Залежність від техніки та інтернету: Потрібні сучасні технологічні засоби для роботи з ЕН.
- Необхідність навчання: Персонал потребує часу для освоєння нових інструментів.
- Технічні ризики: Помилки в програмному забезпеченні можуть викликати затримки.
Ситуація в Україні
- З 2022 року в Україні певні галузі почали обов’язковий перехід на ЕН.
- Прогнозується, що електронна накладна поступово стане основним форматом документів.
Зрештою, електронні накладні відкривають нові горизонти для сучасного бізнесу, полегшуючи міжсуб’єктні відносини. Але перед початком використання варто добре зважити всі обставини та підготувати бізнес-технології.
теги: що таке накладна
